Потребность в цифровизации документооборота сегодня актуальна для всех государственных бюджетных учреждений, и сфера здравоохранения не исключение. Но стремление отказаться от бумажных копий документов в данном случае было продиктовано не только общим курсом на цифровизацию, но и желанием самого руководства поликлиники идти в ногу со временем, и в перспективе работать преимущественно с электронными оригиналами.
Ситуация до начала проекта
До внедрения СЭД поликлиника вела традиционный документооборот без использования каких-либо программ. Документы и поручения регистрировали в бумажных журналах, а затем секретарь отправлял поручения сотрудникам по электронной почте. Контроль исполнения поручений не был реализован в журнальном формате, и был отдан на откуп самим сотрудникам.
Поэтому автоматизации требовала вся цепочка работы с документами: регистрация, доведение до исполнителя и ознакомление, контроль исполнения поручений, согласование проектов.
Выбор системы электронного документооборота
В качестве решения для автоматизации была выбрана система электронного документооборота «Дело» разработчика «Электронные Офисные Системы». К этому моменту в организации уже использовали одно рабочее место в этой системе для взаимодействия с Министерством здравоохранения Алтайского края.
Процесс внедрения и обучения
После обследования процессов документооборота было решено автоматизировать 17 рабочих мест. Обучение пользователей работе с подсистемой «Дело-Web» разбили на 2 этапа. Сначала курс прослушали сотрудники, которым предстояло работать в СЭД в качестве исполнителей поручений. После индивидуальное обучение прошли сотрудники отдела кадров, секретарь и главный врач. Затем в течение 3 дней все пользователи работали в системе под надзором специалистов отдела внедрения «КС-Консалтинг» и могли задавать интересующих их вопросы.
Результаты проекта
В результате внедрения доступ к системе получили 17 сотрудников поликлиники. В электронный формат переведены следующие этапы документооборота:
- регистрация документов и поручений;
- отправка поручений исполнителям, ознакомление с поручениями;
- работа со служебными записками;
- согласование проектов приказов и исходящих писем.
Помимо лицензий гарантированного обслуживания для удобства редактирования документов приобретено 5 лицензий приложения EOS Desktop Service.
В перспективе руководство поликлиники рассматривает возможность полностью отказаться от бумажных оригиналов и использовать для утверждения документов электронную подпись.
