Иркутский ЦСМ троекратно ускорил работу с документами благодаря автоматизации от Первого Бита

Решение «1С:ДГУ» позволило не только сократить временные затраты, но и значительно снизить расходы на бумажный документооборот, а также обеспечить полный контроль за движением документов между семью филиалами.
Время согласования и подписания документов сокращено с 2–3 недель до 7 дней за счет перехода на электронные подписи и автоматизации маршрутизации. Скорость передачи документов между филиалами увеличена в 2 раза благодаря отказу от бумажных носителей и почтовых отправлений. 

Специалисты иркутского офиса компании «Первый Бит» внедрили систему, автоматизирующую входящую и исходящую корреспонденцию, договорную документацию и внутренние процессы для семи удаленных филиалов ФБУ «Иркутский ЦСМ» с более чем 200 сотрудниками. 

Решение основано на типовом функционале 1С. Внедрение не потребовало дорогостоящих доработок, благодаря чему его удалось завершить в сжатые сроки. 

Документы теперь создаются по шаблонам, автоматически направляются на согласование (до 4 этапов) и синхронизируются с бухгалтерскими и кадровыми системами («1С:Зарплата и кадры», «1С:Бухгалтерия»). Эта интеграция исключила потерю данных и необходимость двойного ввода информации в разные системы.

«Благодаря полному переводу документооборота в цифровой формат, затраты на пересылку, печать и хранение документов были снижены на 50%. Также система обеспечила контроль исполнения документов на всех этапах, включая согласование, подписание и архивирование», — рассказал директор ФБУ «Иркутский ЦСМ» Дмитрий Солдатов.

«Проект ФБУ «Иркутский ЦСМ» подтверждает: современные технологии документооборота не только соответствуют требованиям Минфина, но и дают быстрый экономический эффект. Снижение затрат, прозрачность процессов и ускорение работы с документами — реальные результаты, которые могут быть достигнуты в кратчайшие сроки», — отметила Юлия Горбенко, руководитель отдела внедрения компании «Первый Бит» в Иркутске.