«Городской транспорт» в Красноярске — это комплексная система, управляющая наземным общественным транспортом города. В ее состав входят муниципальные предприятия, такие как «Красноярскавтодор» и «Управление транспортом», которые координируют работу автобусов, трамваев и троллейбусов. Система обслуживает маршруты, которыми на условиях муниципального контракта также занимаются частные перевозчики. Основная задача организации — обеспечение надежного, доступного и регулярного транспортного сообщения между всеми районами Красноярска для жителей и гостей города.
Вызов:
Муниципальное предприятие «Городской транспорт», обеспечивающее жизнедеятельность большого города, столкнулось с проблемами рутинного бумажного документооборота. Задержки в согласовании приказов, сложности с поиском договоров и контролем исполнения поручений замедляли принятие решений и создавали операционные риски. Требовалось современное, импортонезависимое решение, которое можно было бы гибко адаптировать под сложную организационную структуру предприятия.
Решение:
Было принято стратегическое решение о внедрении корпоративной системы электронного документооборота на базе полностью российского продукта — «CompanyMedia». Проект реализовывался в тесном партнерстве с разработчиком по четкому двухэтапному плану.
Путь к успеху:
Этап 1: Подготовительные работы
На первом этапе была создана объединенная проектная группа. Специалисты «CompanyMedia» провели глубокий аудит бизнес-процессов предприятия, чтобы настроить систему под уникальные задачи «Городского транспорта». Была выстроена цифровая копия организационной структуры, определены роли и права для 50 рабочих мест, настроены модули «Делопроизводство», «Договоры» и «WebDocs». Ключевым элементом стало обучение, которое превратило сотрудников заказчика из пользователей в компетентных администраторов и инструкторов системы.
Этап 2: Внедрение и запуск
После подготовки инфраструктуры со стороны заказчика был выполнен монтаж системы на собственных серверах «Городского транспорта». Следование техническим требованиям гарантировало стабильность работы. Система прошла строгие приемо-сдаточные испытания, а затем была запущена в опытную эксплуатацию. В этот период сотрудники предприятия в реальном времени тестировали все функции, а команда внедрения оперативно реагировала на все вопросы.
Результат:
По окончании опытной эксплуатации был подписан Акт сдачи-приемки, и система «CompanyMedia» была переведена в промышленную эксплуатацию.
Внедренная СЭД CompanyMedia обеспечивает автоматизацию полного цикла документооборота для 50 пользователей и включает три ключевых модуля:
- «Делопроизводство» (регистрация, маршрутизация, контроль исполнения входящих, исходящих и внутренних документов),
- «Договоры» (управление жизненным циклом договоров, согласование, контроль сроков)
- «WebDocs» (веб-доступ и мобильная работа с документами).
Система поддерживает настройку организационной структуры, профилей пользователей, номенклатуры дел, шаблонов документов, классификаторов и счетчиков, а также интеграцию с МЭДО, работу с электронной подписью, сканирование и конвертацию вложений в PDF.
Сегодня «Городской транспорт» Красноярска пользуется следующими преимуществами:
-
Скорость: Сократились сроки создания, согласования и регистрации документов.
-
Порядок: Внедрена единая номенклатура дел и прозрачная система контроля исполнения поручений.
-
Безопасность: Все документы хранятся в защищенном централизованном хранилище с разграничением прав доступа.
-
Эффективность: Руководство получило инструмент для оперативного контроля ключевых бизнес-процессов, от работы с договорами до исполнительской дисциплины.
Этот проект наглядно демонстрирует, как грамотное планирование и партнерский подход позволяют даже крупному муниципальному предприятию успешно пройти цифровую трансформацию и выйти на новый уровень управленческой культуры.
