Главной целью проекта было организовать в электронном виде весь жизненный цикл документа — от создания до передачи его в архив. До цифровизации большинство документов вуза подписывалось вручную и хранилось в бумаге. Согласование между отделами, а также поиск нужных сведений в архиве требовали много времени.
В результате внедрения Directum RX Новосибирский госуниверситет повысил эффективность обработки, хранения и передачи документов на согласование по формализованным регламентам, ускорил принятие решений и подготовку ответов по внутренним вопросам вуза, минимизировал потери документов, усилил контроль исполнительской дисциплины, снизил нагрузку на делопроизводителей и архивистов.
На сегодняшний день в системе Directum RX работают более 1100 сотрудников, обрабатывается порядка 3500 задач в день, а исполнительская дисциплина составляет 93%.
Внедрение позволило совершенствовать корпоративную культуру в университете: улучшилась рабочая среда, управленческие процессы стали прозрачными, повысилась ответственность сотрудников. Мы считаем проект уникальным — в кратчайшие сроки удалось перестроить и автоматизировать большинство бизнес-процессов государственной компании. Университет смело может стать примером для многих вузов и колледжей России»
Наталья Лужанская руководитель группы сопровождения информационных систем ФГБОУ ВО «НГУЭУ»
Проект занял 3 месяца и проходил в 2 основных этапа: автоматизация делопроизводства и создание долговременного электронного архива. Проект вузу помог реализовать сертифицированный партнер Directum — компания «Финансовые технологии». Сначала в университете организовали единую информационную среду работы с документами, оцифровали обработку обращений через электронную приемную, создание и запуск на согласование служебных записок, оптимизировали регламентированные процессы. На примере 6 выстроенных в системе регламентов согласования вуз в дальнейшем самостоятельно настроил более 90 собственных схем.
На следующем этапе приступили к внедрению модуля «Долговременный архив». Итогом стали перевод в цифру и оптимизация процессов передачи документов на длительное хранение, поиска и управления архивными данными.
Если раньше, чтобы воспользоваться бумагами из архива, нужно было сначала прийти в подразделение, оформить пропуск и затратить время на поиск и копирование информации, то сейчас процедура упростилась до нескольких кликов в корпоративной системе. Пользователь отправляет запрос в ИС и в течение установленного регламентом времени ожидает от архивиста затребованные документы или мотивированный отказ. Система фиксирует все действия с оригиналами: например, была подготовлена архивная справка или копия, предоставлен доступ конкретному пользователю и т.д.
Благодаря внедрению экосистемы Directum RX университету удалось выстроить структурированные процессы работы с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла — от создания до передачи на длительное хранение и уничтожение.
