Масштабная программа охватила более 128 тысяч инвентарных дел, включающих технические паспорта, учетную и иную документацию по объектам государственного технического учета и технической инвентаризации региона. Это один из крупнейших проектов по созданию электронного архива в сфере кадастровой деятельности.
Цифровизация в три этапа
Работы развивались как единая долгосрочная программа. На каждом этапе ЭЛАР принимал партии архивных документов, обеспечивал их ответственное хранение, последовательную обработку и возврат в учреждение. Такой подход позволил Центру сохранить полную доступность оригиналов: при необходимости любой документ, находящийся на оцифровке, возвращался в течение одного рабочего дня. Процесс цифровизации не прерывал ежедневную работу учреждения и не влиял на обслуживание граждан и организаций.
Создание электронного фонда
Каждое дело проходило полный цикл цифровой обработки: бережное сканирование, приведение изображений к заданным требованиям, формирование электронного дела в едином структурированном виде и создание связанных записей базы данных. Электронные образы и индексные данные объединялись в единый массив, обеспечивающий точный и быстрый поиск.
Готовый цифровой фонд загружался в контрольно-проверочную систему Центра, где теперь используется для автоматизации архивных процессов, ускорения работы с документами и формирования электронных подборок. Контроль качества осуществлялся в соответствии с международным стандартом, а все операции фиксировались в журналах действий, что обеспечивало прозрачность технологической цепочки.
Оцифровка велась на профессиональных планетарных сканерах ЭЛАР, обеспечивающих бесконтактную работу с документами различной сохранности. Используемые технологии интеллектуальной обработки изображения позволили добиться стабильного качества электронных копий при больших объемах и сложных исходниках.
Результат для региона
Итогом проекта стал масштабный электронный архив, который обеспечил Центру кадастровой оценки новые возможности для обработки данных и обслуживания граждан. Электронные документы ускоряют рабочие процессы, минимизируют бумажный документооборот и снижают риски, связанные с хранением оригиналов.
