В деятельности по повышению эффективности компании, которая ведется в ОАО «Иркутскэнерго» уже не один год, особый акцент был сделан на внедрение процессного подхода в управлении. Проект описания и реинжиниринга бизнес-процессов стартовал еще в середине 2008 года. В работы по описанию процессов были вовлечены почти все сотрудники компании: созданы рабочие группы, в каждом подразделении были назначены ответственные лица за описание процессов, регулярно проводились рабочие встречи.
Первоначально модели процессов рисовались в MS Visio. В короткие сроки таким образом была описана практически вся деятельность компании. Но оказалось, что без единой методологической поддержки и специализированных инструментов связать процессные модели разных подразделений в общую модель не представлялось возможным. Очень трудно было выстроить иерархию бизнес-процессов, отслеживать дублирование описания одних и тех же функций на моделях разных подразделений, наличие в них разноуровневых функций (элементарные операции вперемешку с процессами верхнего уровня) и т.п. Тем не менее, эта первичная BPM-инициатива свою задачу выполнила – персонал был вовлечен в работу по моделированию своей деятельности, а корпоративная культура стала ближе к внедрению процессного управления.
Для дальнейших BPM-инициатив требовался уже специализированный инструмент, который позволил бы вести работу по распределенному описанию процессов энергокомпании, обеспечить многопользовательскую работу с хранилищем процессов, а также возможность публикации моделей на корпоративном интранет-портале, чтобы каждый работник компании мог знакомиться с процессами любого подразделения и находить в них свое место. По результатам анализа рынка и проведения конкурса был выбран продукт компании IDS Scheer – ARIS. Через полгода очевидной также стала и необходимость организации в структуре компании специального подразделения – процессного офиса, который стал бы единым центром компетенции по процессам в компании, носителем методологии моделирования и ключевых знаний в области процессного управления. Победителем нового конкурса тоже стала компания IDS Scheer, предложившая свои методологические решения и специализированную workflow-систему ARIS Process Governance (APG), позволяющую в полном объеме автоматизировать функции процессного офиса.
За 2 месяца специалисты IDS Scheer спроектировали в «Иркутскэнерго» процессный офис, а также разработали и автоматизировали с помощью системы APG процесс управления изменениями моделей. Еще месяц потребовался на запуск системы в промышленную эксплуатацию и на обучение персонала процессного офиса.
Процессный офис обеспечивает централизованное управление описанием и поддержку управления изменениями таких предметных областей деятельности компании, как управление бизнес-процессами, оргструктурой, ИТ-приложениями. По сути, это позволило поставить управление изменениями бизнес-процессов на постоянную основу и снизить затраты за счет устранения дублирования описаний и использования одних и тех же моделей для решения разных задач. Благодаря автоматизации процессного офиса любой сотрудник компании может просматривать модели процессов и подавать предложения по их совершенствованию. Сотрудники самого процессного офиса сэкономят время на пересылках и согласованиях моделей (до 15%). Система APG также контролирует сроки исполнения в рамках управленческих BPM-процессов и собирает статистику для их контроллинга.
«Выбор ARIS для BPM-инициатив и создание процессного офиса – очень важный шаг в нашем движении к интеграции процессно-ориентированного подхода в систему управления компанией, – комментирует руководитель проекта в ОАО «Иркутскэнерго», начальник отдела управления бизнес-процессами и стандартизации Дмитрий Тимошенко. – Это приведет к тому, что процессная зрелость нашей компании повысится на 1-2 ступени (по шкале Gartner). Практически же это позволяет нам повышать эффективность производственной деятельности за счет наведения порядка в процессах. Цель компании –эффективное и безопасное производство, ориентация на внешнего и внутреннего потребителя, непрерывное развитие, основой чего являются понятные и прозрачные бизнес-процессы».
«Вовлечение большого числа сотрудников “Иркутскэнерго” в работы по описанию бизнес-процессов – ключевой фактор успеха внедрения процессного подхода в управлении, – отмечает руководитель проекта со стороны IDS Scheer Ирина Дятлова. – А теперь эта работа станет намного более эффективной. С помощью ARIS компания сможет решать весь спектр задач в области управления процессами, которые она ставит перед собой: регламентация, совершенствование и анализ стоимости процессов, создание должностных инструкций соответствующих реальным обязанностям сотрудников, контроллинг процессов, управление изменениями процессов и другие».
