КУМИ Читы осуществляет управление муниципальным имуществом города, включая приватизацию, передачу прав на владение, пользование и аренду, учреждает новые муниципальные предприятия и осуществляет мониторинг их административно-хозяйственной деятельности, а также организует правовые, экономические и другие мероприятия в сфере рационального использования и охраны земель.
Сотрудники КУМИ Читы ежедневно обрабатывают большое количество документов — каждый месяц в комитет поступает около 20 000 входящих и отправляется около 10 000 исходящих писем. Большой объем документооборота приводил к снижению эффективности отслеживания всех обращений граждан и осложнял работу сотрудников КУМИ Читы. Для решения этой проблемы руководством комитета было принято решение внедрить систему электронного документооборота. После анализа нескольких систем, представленных на российском рынке, по критериям цена/функциональность был выбран программный продукт ЕВФРАТ компании Cognitive Technologies.
В настоящее время в КУМИ Читы осуществляется первый этап внедрения системы ЕВФРАТ, предполагающий автоматизацию процессов согласования внутренних документов и регистрации входящей и исходящей корреспонденции, создание единого архива электронных документов, а также организацию системы контроля и анализа исполнения поручений.
По оценкам специалистов КУМИ Читы, внедрение системы ЕВФРАТ обеспечит централизованный учет, движение и хранение документов, а также сократит время их поиска с нескольких часов до 1-2 минут, что должно положительно сказаться на скорости принятия решений и эффективности работы комитета.
За счет встроенного инструментария и конфигурации «Быстрый старт», содержащей типовые регистрационно-контрольные карточки, справки и отчеты, внедрение системы ЕВФРАТ осуществляется без привлечения специалистов компании-разработчика.
