Артель старателей «Золотой Полюс» основана в 1997 году. Основной вид деятельности – геологическое изучение, разведка и добыча рассыпного золота. Компания успешно ведет разработку приисков в Кемеровской, Иркутской областях и Алтайском крае. Добыча золотосодержащих песков ведется открытым способом, далее они обогащаются на шлюзовых промывочных приборах.
«Золотой Полюс» в цифрах
- 24 года успешной разработки месторождений и добычи золота
- Более 150 единиц горной техники
- На 10-25% – увеличивается объем добычи золота ежегодно
- 1500 человек – численность компании в разные рабочие сезоны
В 2019 году руководством компании были сформулированы новые стратегические цели: увеличить добычу золота на 30%, снизить затраты на реализацию проектов и усилить мощности для охвата новых месторождений. Для достижения этих целей и активного роста компании требовались сопутствующие инструменты. Компании был необходим единый механизм ведения и контроля проектов, системной работы по сбору и использованию опыта реализованных проектов, хранения проектной документации. Так было принято решение о внедрении информационной системы управления проектами ADVANTA.
Цель проекта внедрения
- Повысить эффективность управления проектами за счет внедрения системы планирования и мониторинга.
Задачи
- Предоставить руководству возможность иметь полную картину развития и реализации проектов.
- Создать для сотрудников единую систему коммуникаций в рамках задач и проектов.
- Сократить сроки сбора информации по проектам и автоматизировать сбор отчетности.
- Сократить сроки согласования документов.
Внедрение системы проходило при значительной поддержке со стороны руководства компании. После первичной настройки дальнейшее развитие системы компания осуществляла собственными силами. К 2021 году в системе реализованы:
- Документооборот. Делопроизводители фиксируют входящую и исходящую корреспонденцию, к обсуждению поступающих документов привлекаются сотрудники, в зоне ответственности которых эти документы находятся.
- Договорная работа. В системе ведутся обсуждения и согласования договоров, спецификаций и дополнительных соглашений. Организовано хранение всех сопутствующих документов.
- Кредитное и лизинговое планирование, контроль факта. Используя разработанный дашборд, руководство компании может в любой момент просматривать графики платежей, видеть детализированную информацию об обязательствах компании перед контрагентами.
- Контроль налоговых обязательств. Налоги и платежи по ним фиксируются в системе, на основе дашборда топ-менеджмент получает подробные данные по налоговым обязательствам компании.
- Система HelpDesk для организации взаимодействия сотрудников с IT-отделом. Каждая заявка создается в системе ADVANTA, пользователи могут отслеживать ход работ по своему обращению, а руководству доступны отчеты о количестве и качестве отрабатываемых отделом обращений.
- Контроль за выполнением работ и достижением плановых показателей. Перед началом сезона в систему вносятся планы производства работ, факт вносится в систему ежедневно. Руководство, используя разработанный для этого дашборд, может отслеживать ход исполнения работ, достижение плановых показателей и использовать эту информацию для принятия управленческих решений.
- Управление автопарком горной и вспомогательной техники. Информация о состоянии техники ежедневно вносится в систему диспетчерами на участках. Руководство, используя разработанные дашборды и отчеты, может видеть детализированную информацию о состоянии каждой единицы техники на участках производства работ.
Андрей Амосов, администратор проектов Артели старателей «Золотой Полюс»: «При помощи системы ADVANTA удалось создать внутри компании единое информационное пространство, позволяющее сотрудникам осуществлять коммуникации и обмениваться информацией в рамках реализуемых проектов, а руководству – иметь возможность в любой момент времени видеть актуальную информацию, касающуюся различных аспектов деятельности компании (бюджет, налоги, объемы производства работ, обязательства по кредитным и лизинговым договорам и т.д.) и использовать эту информацию для принятия управленческих решений.
В системе настроены алгоритмы, которые значительно упрощают работу и экономят время: автоматический сбор факта по проектам, автоматические рассылки запросов предоставления отчетности, автоматическое уведомление ответственных сотрудников об определенных событиях, например, о перемещении техники с участка на участок.
Несмотря на то, что к настоящему моменту в нашей системе ADVANTA уже реализовано достаточно большое количество процессов, мы не останавливаемся на достигнутых результатах и продолжаем ее развитие».
Ахмет Алимов, первый заместитель Генерального директора компании Артель старателей «Золотой полюс»: «Система ADVANTA была выбрана нами в 2019-м году в качестве инструмента для улучшения качества взаимодействия сотрудников компании в рамках проектной деятельности и для повышения эффективности управления бизнесом. Внедрение системы, на мой взгляд, позволило решить эти задачи. Для обсуждения документов, рабочих вопросов и задач мы активно используем дискуссии, а созданные для топ-менеджмента компании дашборды и отчеты позволяют всегда иметь под рукой актуальную информацию, необходимую для принятия управленческих решений.
Для меня, как для руководителя, ключевым достоинством системы ADVANTA является ее универсальность – текущие финансовые показатели, налоговые обязательства, данные о плановых и фактических объемах работ консолидированы внутри одной системы. Отсутствие необходимости запрашивать эту информацию у начальников соответствующих подразделений значительно упрощает работу».
Факты о системе:
- Более 10 000 дискуссий
- Более 9000 зарегистрированных входящих и исходящих документов
- Более 700 договоров
- Более 30 проектов добычи
- Около 100 пользователей
Олег Шалагин, руководитель проектов внедрения компании «Адванта Консалтинг»: «Проект для компании «Золотой полюс» можно считать успешным – все поставленные задачи внедрения были выполнены. Основной упор топ-менеджмент компании сделал на дашборды, позволяющие руководству держать под контролем все аспекты деятельности и проекты компании, вовремя отслеживать отклонения и оперативно принимать решения».
