Команда, владевшая сетью сотовых салонов "Позывной" в Красноярском крае, начала развивать новую сеть магазинов под брендами "О2" и "Ромашка_mobile". Магазины мобильных технологий "О2" предоставляют клиентам спектр мобильной электроники: телефоны, фотоаппараты и нетбуки с возможностью установки программ и решений для полноценного использования выбранного устройства. Сеть салонов "Ромашка_mobile" позиционируется как магазины ярких идей и быстрых решений. Салоны уже работают в Красноярске, в планах компании развитие сети магазинов в городах-миллионниках.
До начала комплексной автоматизации регламентированный учет компании, владевшей сетью, велся в решениях на платформе "1С:Предприятие 7.7". Использование нескольких баз для ведения учета удаленных салонов, трансляция данных из одной программы в другую создавали определенные сложности, в том числе с расчетом и анализом показателей деятельности организации.
Руководством компании было принято решение о необходимости внедрения современной информационной системы высокой производительности и масштабируемости, которая позволит реализовать планы дальнейшего развития сети магазинов.
Партнером по реализации проекта стал красноярский офис компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ), который обладает многолетним опытом автоматизации торговых сетей и предлагает полный комплекс услуг автоматизации, включая поставку широкого ассортимента торгового оборудования, необходимого для ритейлеров и интеграцию оборудования с программами "1С".
В результате проекта требовалось объединить в системе на базе "1С:Предприятия 8" работу 7 розничных магазинов и бэк-офиса.
Задачами проекта специалисты компании "БИТ" совместно с заказчиком обозначили:
• получение более производительной системы, готовой к масштабированию с расширением сети магазинов и позволяющей решить в будущем вопросы автоматизации бюджетирования;
• уменьшение затрат на трансляцию данных и анализ данных из разных баз, ведение учета по нескольким юридическим лицам в одной базе;
• подключение к единой информационной системе торгового оборудования в магазинах и на складе;
• снижение издержек на участке учета комиссионных продаж;
• уменьшение расходов на ведение регламентированного учета.
Для решения поставленных задач в бэк-офисе был выбран продукт
"1С:Управление производственным предприятием 8", поскольку он позволяет создать единое информационное пространство для работы всех подразделений предприятия и обладает необходимым функционалом для дальнейшего внедрения системы бюджетирования. Для автоматизации розничных точек было выбрано решение "1С:Управление торговлей 8". Кроме того, компанией "БИТ" было поставлено необходимое торговое оборудование: сканеры штрих-кода и принтеры этикеток для розничных магазинов сети.
Все работы завершены в течение 3 месяцев, система охватила 37 рабочих мест в 7 магазинах.
Были автоматизированы следующие участки:
• Управление закупками;
• Складской учет;
• Оптовые продажи;
• Розничные продажи;
• Комиссионная торговля;
• Межфирменные продажи;
• Регламентированный учет.
Запуск информационной системы был осуществлен одновременно в центральном офисе и в сети магазинов. Все магазины запускались удаленно, предварительно там было установлено программное обеспечение и торговое оборудование.
Перед запуском в систему были перенесены необходимые данные, настроен обмен между базами "1С:Управление производственным предприятием 8" и "1С:Управление торговлей 8". В день запуска актуальные данные были перенесены повторно, началась работа в системе склада, отделов продаж и закупок, по факту получения данных магазины также начали работу. В течение недели выполнялась ежедневная консультационная поддержка, которая потом была переведена на еженедельную.
В результате:
1. Сократились издержки на учет межфирменных продаж, благодаря ведению учета нескольких юридических лиц в одной информационной системе. Снижены операционные расходы на подготовку первичных документов по передаче товаров между организациями, а таких операций может происходить более 20 в день, в системе происходит более точное отражение передачи товаров.
2. Налажен достоверный учет комиссионных товаров по серийным номерам, более чем в 2 раза ускорилась подготовка отчетов комиссионеров, что привело к повышению эффективности комиссионной торговли в целом по компании. Повысилась достоверность данных, например, о месте нахождения комиссионного товара, его состоянии для расчетов, что позволяет в большинстве случаев пользоваться только данными системы, не привлекая первичную документацию и другие источники. Для получения сведений о движениях какого-либо серийного номера товара уходит в десятки раз меньше времени, чем ранее.
3. Уменьшены финансовые потери и существенно снижены риски упущенной выгоды при формировании цен: пользователям предоставлен механизм, который позволяет видеть все основные параметры, на основании которых они принимают решение об изменении цены. В связи с этим ускорился процесс принятия решения, повысилась достоверность такого решения, снизилось число ошибок, приводящих к финансовым потерям или упущенной выгоде, вследствие ошибочно выставленной цены. В то же время у контрольных подразделений (финансовый отдел, руководство) появилась возможность контролировать цены продажи и объемы предоставляемых скидок, целесообразность их предоставления.
4. На 15% выросла эффективность работы склада, который принимает весь товар и выполняет функции распределения. Автоматизирована цепочка: внутренние заказы – заказы поставщикам – поступления товаров – перемещения товаров. Организован прием товаров по серийным номерам через сканер штрих-кода, обеспечены функции загрузки серийных номеров из файлов электронных таблиц и генерации диапазонов серийных номеров в случаях, когда номера товаров идут последовательно. Все это сократило время на формирование и предоставление другим отделам компании информации о нахождении товара на складе или его перемещении в торговую сеть. В результате ускорилась обработка заказов, пользователи своевременно получают детальную информацию по каждой единице хранения.
5. Расходы на ведение регламентированного учета снизились примерно в 2 раза. Все первичные документы вводятся один раз и далее автоматически загружаются в базу центрального офиса.
Благодаря внедрению "1С:Предприятия 8" объединены управленческий и бухгалтерский учет, что позволяет руководству компании видеть детальную картину финансового состояния и оперативно принимать управленческие решения на основе объективных данных. В дальнейшем планируется внедрение блока бюджетирования для повышения эффективности финансового учета компании.
Елена Федоровна Белоногова, исполнительный директор компании: "Нам удалось достичь всех поставленных целей и задач. Внедрение "1С:Предприятия 8" позволило сократить издержки компании по целому ряду направлений, обеспечен эффективный учет межфирменных продаж, повышается эффективность комиссионной, оптовой и розничной торговли. Система обладает необходимым ресурсом масштабируемости и возможностью для дальнейшей автоматизации финансового учета. Благодарим компанию "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) за проведенные работы".