Одновременный запуск в эксплуатацию территориально-распределенной системы, охватившей центральный офис, шесть филиалов и одно управляемое общество ЗАО «Сибирская Сервисная Компания» (ССК), состоялся в конце декабря 2009 года. Работы по внедрению велись силами объединенной команды специалистов ССК, Digital Design и региональных партнеров компании DocsVision. Сегодня в системе работают более 500 человек.
Проект стартовал в конце 2007 года.
На первом этапе, который завершился в июне 2008 года, система была внедрена в исполнительном аппарате ЗАО «Сибирская Сервисная Компания» в Москве.
В рамках второго этапа (середина 2008 – начало 2009 года) распределенное решение отрабатывалось на базе подразделений компании, расположенных в Москве и Нефтеюганске.
На третьем этапе (до конца 2009 года) состоялось тиражирование решения в остальных филиалах компании. Система электронного документооборота встроена в корпоративную IT-инфраструктуру, в частности, интегрирована с существующей в компании системой учета договоров. Обучение работе с системой прошли более 200 человек – пользователей и специалистов по сопровождению.
Первым к системе электронного документооборота был подключен «Нефтеюганский офис» компании (г. Нефтеюганск, Ханты-Мансийский АО), в состав которого входят Нефтеюганский филиал, Управление цементирования скважин и Филиал «Буровые растворы». Обмен документами между Нефтеюганском и Москвой реализован на базе «транспортного процесса» – модуля межфилиального обмена поручениями в электронном виде в распределенной среде (собственная разработка специалистов Digital Design).
Далее состоялось подключение филиалов ещё в 4-х регионах: ЗАО «Нефтепромбурсервис» (г. Томск), Стрежевского филиала (г. Стрежевой, Томская область), Красноярского филиала и Отрадненского филиала (г. Отрадный, Самарская обл.).
Были автоматизированы работа канцелярии, согласование, утверждение и контроль исполнения распорядительной документации, сквозное согласование договоров, обмен поручениями и документами между территориально-удаленными филиалами, обеспечен процесс публикации распорядительных документов и регламентов на корпоративном портале, созданном на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007 – MOSS 2007.
Таким образом, к декабрю 2009 года было создано единое документационное пространство компании и решены все ключевые задачи проекта: сформированы базы нормативной документации, автоматизированы процессы документационного обеспечения деятельности компании, процессы согласования распорядительной и договорной документации, начали предоставляться сводки по контролю исполнения поручений генерального директора, функционировать механизмы ознакомления с документами и контроля исполнительской дисциплины сотрудников при выполнении поручений руководителей.
Одной из особенностей проекта является географическое положение офисов заказчика: филиалы находятся в разных часовых поясах и максимальная разница времени достигает 5-ти часов. Это накладывает определенные ограничения на процесс синхронизации справочника сотрудников, пересылки поручений.
Для отслеживания исполнения (с учётом часовых поясов) поручений в удаленных подразделениях создан специализированный отчет: инициатор поручения в любой момент может отследить состояние своего поручения.
В результате 2-летней работы создан единый электронный архив регламентирующей, распорядительной и договорной документации, частично распределенные архивы входящей и исходящей корреспонденции, распорядительных документов, обеспечена возможность коллективной работы с документами в исполнительном аппарате ЗАО «ССК» и каждом из филиалов. Оптимизировано время передачи документов, сократились риски их утраты и обеспечена безопасность документооборота. Процессы согласования распорядительных и проектов договорных документов стали прозрачными и контролируемыми. Благодаря доставке документов и поручений в электронном виде на рабочие места пользователей, а также созданию системы контроля исполнения поручений повышен уровень исполнительской дисциплины.
«Это – уникальный в своем роде проект, по сути, первый масштабный проект внедрения корпоративной системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами на базе DocsVision в распределенной среде, с использованием новых технологий. Все поставленные задачи решены результативно и в срок благодаря высокой степени заинтересованности всех участников и отличной совместной работе команд Digital Design и ЗАО «Сибирская Сервисная Компания». Мы благодарим сотрудников ЗАО «ССК» за интересный проект и надеемся на продолжение сотрудничества», – подвёл итоги Сергей Дербенков, руководитель проектов департамента управления информацией Digital Design.
«В результате мы смогли выявить и устранить узкие места в некоторых наших процессах, появились подробная картина документооборота и статистика, как основа для оптимизации. Само техническое решение, в данном случае, следует за организационным, и, соответсвенно, «оттачивается» по мере оптимизации документооборотных процессов. Проект получился непростым и очень интересным, многие решения приходилось корректировать в оперативном режиме, что было бы невозможно без тесного взаимодействия рабочих групп. Мы довольны сотрудничеством с коллегами из Digital Design, работавшими в нашем проекте», – сказал Денис Рыжкин, директор проекта и заместитель начальника управления ИТ ЗАО «Сибирская Сервисная Компания».
По завершении внедрения корпоративная система электронного документооборота и управления бизнес-процессами ЗАО «ССК» передана на техническую поддержку, в рамках которой идёт разработка нового функционала: подготовки, согласования и исполнения протоколов совета директоров, обработки доверенностей и централизованного контроля исполнительской дисциплины.
