ISIB основана в 2003 году и сегодня является одним из ведущих IT-интеграторов Сибири. Она реализует проекты любой сложности, внедряет различные системы автоматизации, а также оказывает услуги по поставке оборудования и обеспечению информационной безопасности.
Раньше в Администрации Улан-Удэ не было централизованного решения для автоматизации документооборота. Для регистрации входящих и исходящих документов в подразделениях использовались локальные приложения. Многие процедуры выполнялись вручную, был широко распространен бумажный документооборот. В управлении информатизации и информационных ресурсов использовалась СЭД Directum, однако в ней работали всего 5-7 пользователей.
Проект по внедрению СЭД ТЕЗИС стартовал в 2019 году. Он охватывал всю администрацию Улан-Удэ: аппарат, комитеты, управления, администрации городских районов. Это 36 подразделений и свыше 1000 пользователей. Официально в роли заказчика выступает управление информатизации и информационных ресурсов Администрации г. Улан-Удэ.
В первую очередь команда ISIB провела предпроектное обследование, изучила процессы документооборота и пожелания заказчика. Также компания поставила и установила два сервера и систему хранения данных для развертывания системы. Этап разработки начался в сентябре 2019 года.
Из доступных в типовой конфигурации СЭД ТЕЗИС функций заказчику потребовались канцелярия, документооборот, управление поручениями и организация совещаний. Также задействован модуль для холдинговых структур. Таким образом, подразделения администрации работают в одной базе данных, но документооборот и канцелярия у каждого из них автономные. Вдобавок к этому в систему были внесены модификации:
- Доработка процесса бронирования помещений для совещаний.
- Доработка механизма проставления штампов.
- Доработка наложения резолюции.
- Механизм добавления ответственного исполнителя.
- Доработка механизма закрытия поручений и копирования вложений.
- Добавление особого контроля.
- Интеграция с EOS SharePoint, которую используют в Правительстве Республики Бурятия.
Опытная эксплуатация системы проходила в ноябре-декабре 2019 года. В мае 2020 года СЭД ТЕЗИС в ускоренном порядке вышла в промышленную эксплуатацию и начала использоваться для удаленного взаимодействия сотрудников, которые из-за пандемии COVID-19 работали из дома. За первые четыре месяца в систему добавлено 300 пользователей.
Благодаря появлению СЭД ТЕЗИС работа делопроизводителей стала намного удобнее, теперь они могут в любой момент получить информацию по всем документам и поручениям, увидеть, у кого и на каком этапе они находятся. Также автоматизированы действующие в Администрации Улан-Удэ механизмы контроля. Процесс обмена документами с Правительством Республики Бурятия стал требовать меньше действий. Кроме того, в администрации появился удобный сервис, позволяющий быстро выбрать место для совещания.
На 2021-2022 годы запланированы автоматизация обработки обращений граждан, доработки по электронной подписи, интеграции с рядом информационных систем. Также в ISIB уже обратились несколько муниципальных учреждений, которые также хотят подключиться к СЭД ТЕЗИС и обмениваться в ней документами с Администрацией Улан-Удэ напрямую.
