До этого СЭД использовали только в Аппарате Правительства. Другие органы власти регистрировали документы в Excel-таблицах или даже амбарных книгах. Пересылка документов происходила по электронной почте либо в конверте. Задача заключалась в том, чтобы цифровизировать документооборот во всем регионе.
Для автоматизации выбрана государственная сборка СЭД ТЕЗИС. Федеральные и региональные органы власти могут получить лицензии на нее бесплатно. Проект по внедрению выполнил партнер СЭД ТЕЗИС, компания Teamscore (ранее «Вебзавод»).
Система успешно выполняет типовые задачи учета и обработки корреспонденции, наложения резолюций, постановки и контроля исполнения поручений.
Из особенностей проекта можно отметить:
- Обработку обращений граждан в СЭД.
- Типовые интеграции с ФИАС, ССТУ и МЭДО, а также уникальную интеграцию с информационной системой ФНС.
- Интеграцию с прошлой СЭД Аппарата Правительства, первое время старая и новая системы будут использоваться параллельно.
- Перевод на алтайский язык отдельных шаблонов документов и элементов интерфейсов.
- Использование в кластере серверов на базе ОС Linux.
- Возможность использования системы на любом устройстве, в том числе, планшетах с российской ОС Аврора.
- Аттестацию по третьему классу защищенности.
- Нагрузочное тестирование перед запуском.
В СЭД ТЕЗИС заведено 1550 пользователей, мощность системы позволяет им всем работать одновременно. За месяц через ТЕЗИС проходит около 5000 документов. Система запущена в эксплуатацию в полном объеме в январе 2023 года, и сейчас уже можно увидеть результат внедрения. Все организации перешли на работу с электронными документами, за счет этого заметно ускорились процессы. Унификация документооборота и автоматизация ручных действий помогла уменьшить количество ошибок, происходивших из-за человеческого фактора.
Подробнее о процессе внедрения и решенных задачах — в кейсе
